Integrerte prosjektstyringsplattformer eller «best of breed» løsninger?

De mest sentrale prosessene som krever støtte er styring og ledelse av kostnader, tid og omfang. Utover dette er det særlig kvalitet og systematisk ferdigstillelse, anskaffelser og kontraktsstyring samt dokumentstyring som har stort potensial for digitalisering. Bruk av BIM verktøy og andre verktøy til prosjekteringsstøtte er her utelatt med hensikt – dette burde være en selvfølge i dag og markedet tilbyr flere gode løsninger.

Av prosessene nevnt over, har kostnadsstyring naturlig nok fokus hos mange. Erfaringsmessig er denne dessverre ofte reaktiv – det som blir rapportert er ikke informasjon det er mulig å styre på. Den er videre sjelden sammenholdt med framdrift og omfang – hvor mye har man faktisk fått for de pengene man har betalt. Noe som gir styringsinformasjon, er en risikobasert forventet kostnad og forventet tid for det arbeidsomfanget som til enhver tid gjenstår. Dette krever imidlertid kobling av informasjon fra ulike systemer, sammen med manuelle vurderinger av usikkerhet.

Systematisk ferdigstillelse, kontraktsstyring, SHA og HR er eksempler på prosesser som ikke i like stor grad er avhengig av hverandre eller de sentrale prosessene kostnad, tid og omfang.

Spørsmålet alle bør stille seg er da – hvilken strategi er det hensiktsmessig å velge for å få mest mulig nytte av digitale verktøy? Er det beste å la prosjektlederne jobbe med de digitale og manuelle verktøyene de selv ønsker å benytte og så etter beste evne sette informasjonen sammen, vil det være en god plan å identifisere og standardisere på de beste verktøyene for de ulike prosessene og sy informasjonen fra disse sammen i rapporter og dashboard (best of breed), eller er det verdt å implementere en integrert plattform fra en leverandør?

Bygge- og anleggsbransjen er i dag kjennetegnet av at det er opp til den enkelte prosjektleder å velge strategi. Dette kan isolert sett være effektivt for det enkelte prosjekt, men det er uomtvistelig til hinder for digitalisering, effektivisering og læring. Den beste løsningen for prosjektorienterte virksomheter på sikt vil derfor være å velge en av de to andre veiene – en best of breed løsning eller en integrert plattform.

Best of breed-løsninger gir virksomheter muligheten til å velge de beste individuelle verktøyene for hver prosess. Dette vil gi tilgang til den nyeste og mest avanserte funksjonaliteten innenfor hvert område. Videre kan organisasjoner skreddersy verktøy etter spesifikke behov og preferanser. Ved å velge verktøy fra ulike leverandører, vil det også være mulig å dra nytte av konkurranse og innovasjon på hvert enkelt område.

Den største utfordringen med best of breed-løsninger er integrasjonen mellom de ulike systemene. Ved bruk av verktøy fra ulike leverandører, kan det være utfordrende å få dem til å samarbeide sømløst med hverandre. Å vedlikeholde og integrere flere forskjellige systemer kan være kostbart, både i form av implementeringskostnader og løpende vedlikehold.

Uansett valg av strategi, det å implementere en løsning i en virksomhet er som å hoppe på et tog i fart for å selge varer ingen vil ha. Og jo mer integrert plattformen er, jo mer programvaren er ment å dekke av prosesser, jo mer krevende vil implementeringen være, og samtidig vil det være høyere risiko knyttet til å nå resultatmålet og de forventede gevinstene.

I bygge- og anleggsbransjen er arbeidsformen svært ulik i tidligfase og gjennomføringsfase. Tidligfase er drevet av informasjonslogistikk, det produseres i realiteten beslutningsunderlag for små og store beslutninger. Det er leveranser og beslutninger som driver prosjektet framover. Gjennomføringsfasen er preget av fysisk logistikk, logistikk i form av for eksempel tog bestående av materialer og folk. Videre har prosjektene i en virksomhet ulik karakter, kompleksitet og størrelse, det er stor forskjell på å bygge en boligblokk og en ishall eller et avansert laboratoriebygg. Om det velges en integrert plattform, vil det derfor være nødvendig å konfigurere denne slik at den effektivt støtter ulike prosjekt. Her vil mange argumentere for fordelene ved standardisering, men erfaringen tilsier at mange prosjektledere i realiteten utvikler egne løsninger om den tilbudte løsning blir for tungvinn å bruke.

For offentlige aktører vil prosessen ytterligere kompliseres ved at anskaffelsen (og som en konsekvens implementeringen) vil være styrt av Lov om offentlige anskaffelser. Denne tvinger anskaffelsen inn i en fossfallprosess fordi kravene til systemet må være klare som del av konkurransegrunnlaget. Om det gjøres for store endringer i løsningen etter tildeling av kontrakt, kan man komme i en situasjon der endringsomfanget er så stort at anskaffelsen blir ugyldig. Man tvinges altså inn i en situasjon der man ikke jobber agilt, men må legge til grunn at kravene til systemet ikke vil endres.

Hva så med KI? Vil ikke det løse problemet? Svaret må være både ja og nei. I første omgang må prosessene over på plass, så må all informasjon systematiseres. Når dette er på plass, kan KI i første omgang gi effektiv lesestøtte og deretter skrivestøtte. Men det ligger ingen quick-fix i KI.

Oppsummert må det være en anbefaling at man i første omgang tar utgangspunkt i den systemporteføljen virksomheten har i dag og så etablere et målbilde for den styringsinformasjon som er ønskelig. Sannsynligvis vil den billigste og minst risikofylte strategien være å bygge ut eksisterende portefølje og samtidig finne gode måter å trekke ut nødvendig informasjon og etablere digitale grensesnitt der det gir gevinst. Så får KI komme etter hvert. Bransjen må lære å gå først.